Hösten är här, vilket innebär högsäsong för kickoffer och företagskonferenser. Att samlas och tillsammans kicka igång säsongen är både roligt och värdefullt för det gemensamma arbetet.

Därför vill vi ge er några tips kring hur ni kan tänka för att ge era medarbetare en riktigt bra start, och hur eventappen kan hjälpa till att skapa en minnesvärd upplevelse.

Förberedelser

Planera er kickoff i god tid. När ni har spikat syfte, mål och tema för vad ni ska prata om är det dags att börja förbereda, informera och peppa dina deltagare inför allt viktigt och roligt ni ska göra tillsammans.

Bjud in deltagarna till eventet i appen, skicka pushnotiser för att berätta om allt de kan göra i appen inför kickoffen och använd aktivitetsflödet för att aktivera deltagarna och visa hur det går med förberedelserna – hitta gärna på någon rolig tävling för att få dem att använda appen aktivt och på så sätt förbereda sig inför och se fram emot er kickoff långt i förväg.

För att få ut så mycket som möjligt av er tid tillsammans är det toppen om deltagarna förbereder sig kring vad ni ska prata om – ju mer de engagerar sig inför kickoffen desto mer kommer de att minnas av det som sagts.

Ladda därför gärna upp informationsmaterial och annat som ni vill att medarbetarna ska ta del av innan ni ses, och skapa en eller ett par olika förberedande uppgifter.

Till exempel kan ni be alla att titta på ett videoklipp eller läsa igenom en PDF och därefter besvara en enkät om hur bra koll de har på ämnet som ni ska diskutera (fråga t.ex. ”På en skala mellan 1-5, hur väl känner du till våra budgetmål?”, ”Vilket av våra ledord nedan tycker du bäst beskriver får företagskultur?” eller ”Hur viktig skulle du säga att du själv är för att vi som företag ska nå våra mål, på en skala mellan 1-5?”). Det här är superenkelt att fixa i appens dialogfunktion.

Agendan

Skapa en tydlig, informativ och relevant agenda i appens programfunktion så att det blir enkelt för deltagarna att ta reda på vad som händer var och när, och så att de får koll på exakt vad de har att se fram emot. Du vill balansera nytta med nöje, klargöra syfte och fokus för ert arbete under hösten och på samma gång visa hur viktiga allas arbete är för att ni ska nå era mål. När du sätter ihop en agenda är det viktigt att fundera över:

1. Var är vi? Ha med en presentation av nuläget och hur förutsättningarna ser ut för ert arbete.
2. Vart ska vi? Vad är syftet med ert gemensamma arbete och vilka mål ska ni uppnå under hösten?
3. Hur tar vi oss dit? Vilka aktiviteter behöver ni utföra för att nå målen och vem är ansvarig för vad? Här kan ni med fördel ha en workshop där alla får bidra med sina tankar och idéer kring hur ni kan arbeta för att nå era mål. Knyt an till de förberedande uppgifterna som alla har gjort innan kickoffen för att aktivera och engagera deltagarna i uppgiften.

För att få en riktigt bra och rolig start på ert samarbete vill ni såklart också avrunda med en rolig aktivitet och en god middag.

Ha kul!

Fokusera på dina deltagare. Vilken aktivitet ni bör göra beror till stor del på vilka det är som ska vara med. Är det endast medarbetare och chefer som ska vara med så satsa på teambuilding och samarbetsövningar, som till exempel Escape Room, frågesporter, matlagning eller femkamp.

Känner du dig osäker på vad dina kollegor tycker om att göra är en väldigt bra ”kickoff inför kickoffen” att skicka ut en flervalsfråga genom eventappen. Ge dem fyra olika alternativ och be dem välja sin favoritaktivitet – på så sätt känner sig alla delaktiga och värdesatta, och dessutom hjälper det till att få upp förväntningarna och peppa igång deltagarna!

Glöm inte uppföljningen

Det är tyvärr ganska vanligt att de diskussioner som uppkommer under en kickoff aldrig riktigt följs upp eller implementeras i det löpande arbetet, därför är det viktigt att ni under mötet kommer överens om hur ni ska följa upp det som sagts.

Det är säkert så att det finns frågor som aldrig hann besvaras – sätt en deadline tillsammans för när dessa ska vara besvarade och publicera svaren tillsammans med protokoll och annat material i appen, då blir det enkelt för alla att ta del av informationen när de vill.

Om ni behöver mer tid att fortsätta en viss diskussion, boka in ett nytt möte innan roligheterna börjar så att det inte rinner ut i sanden, eller fortsätt diskussionen direkt i appen. Tänk också på att utvärdera det ni har varit med om tillsammans, så att ni kan utveckla och förbättra konceptet till framtida kickoffer – det är enkelt fixat i eventappen.

Ju mer ni utgår ifrån, värdesätter och anpassar er efter deltagarnas förutsättningar och behov, desto mer engagerade kommer de att vara innan, under och efter kickoffen, vilket i sin tur innebär att ni får ut mer av er investering.