Så gör du din konferens till en succé (6 kunder berättar)

Marcus Falck

En lyckad konferens är en stor dag. För ditt företag är fördelarna många. Bland annat bättre moral, förstärkt samarbete och kultur.

Du kan även vinna värdefulla insikter och förbättringsförslag – om alla får komma till tals.

Men ett vanligt problem är ett bristande deltagarengagemang.

Samma händer räcks upp om igen, publiken kollar Instagram och Tiktok, folk gäspar.

När deltagarna blir passiva lyssnare i stället för aktiva deltagare är det svårt att få något positivt ur konferensen eller mötet.

Många av våra kunder hade samma problem...

Men de använde Ventlas app för konferens för att tackla utmaningarna. ????

Appen fungerar lika bra på en virtuell konferens som på plats men även hybrid.

Vi frågade sex av dessa kunder hur de använder Ventla för att lyckas på sina konferenser.

 

Värdefulla insikter för produktutveckling

Vitec är ett mjukvaruföretag som erbjuder branschspecifika affärsapplikationer på den nordiska marknaden.

Varje år håller de en viktig företagskonferens för att dela erfarenheter och bolla idéer för sin produktutveckling.

Så här går det till:

Deltagarna som är användare av produkten samlas i grupper och får i uppgift att ta fram förslag på nya önskade funktioner. Många deltagare har tidigare varit rädda för att svara ärligt, vilket gett missvisande resultat.

Men med Ventla kan grupperna skriva sina förslag direkt i konferensappen. Deltagarna röstar anonymt på sina favoriter och resultatet visas på storskärm live.

De tre populäraste funktionerna väljs ut för nästkommande produktutveckling. Tack vare svaren vet Vitec att funktionerna de utvecklar faktiskt är efterfrågade av dess användare.

Här kan du läsa om Vitecs framgångshistoria.

 

Anonymitet på konferensen räddade strategin

En kund i IT-branschen höll en stor konferens med ett viktigt syfte: att presentera företagets nya utvecklingsstrategi. 

Men det fanns en utmaning:

Kunden behövde få ärlig feedback från anställda för att kunna lansera en strategi alla var med på. 

Med Ventla som digital plattform på sin konferens kunde alla deltagare säga sitt i det anonyma feedback-verktyget.

Efter konferensen tittade företagets vd på svaren och insåg att många inte förstod eller trodde på den nya strategin.

En smärtsam men värdefull insikt.

Han förstod direkt hur han kunde anpassa och kommunicera strategin klarare till alla företagets anställda. 

Strategin implementerades med succé.

Man kan säga att företaget framtid räddades av en konferensapp.

 

En syl i vädret fick igenom förslaget 

En branschorganisation hade länge kämpat med att få igenom ett nödvändigt beslut om att öka sina medlemsavgifter.

Varje år hölls en konferens. I tidigare öppna omröstningar vann alltid nejsidan — trots att den positiva sidan till synes var stark.

Med en konferensapp kunde alla deltagare rösta anonymt.

Resultaten samlades in och något otroligt hände. Plötsligt var en stor majoritet för förslaget.

Organisationen fick en viktig lärdom: de som hörs mest behöver inte alltid representera hela gruppen. 

Eftersom alla inte är bekväma att öppet dela sina tankar insåg de hur viktigt det är att även ge de blygaste en röst.

Beslutet gick igenom och företaget ökade sin omsättning.

Självklart kan Ventla också användas i en helt digital konferens.

 

Så blev kvartalsrapporten rolig igen

En ekonomichef på ett medelstort företag i IT-hårdvarubranschen ville engagera sina deltagare under den årliga konferensen.

Agendan var enkel: att presentera kvartalsrapporten.

Det är en värdefull dragning att ha. Men hon visste att prat om siffror och stapeldiagram kan söva även de piggaste.

De provade ett annat sätt.

Det gick till så här:

Med Ventla som konferensapp inleddes presentationen med att berätta att två nyckeltal såg extra bra ut.

Deltagarna fick i uppdrag att tillsammans gissa vilka nyckeltal det kunde vara och svarade med live-quizzar i appen.

Svaren presenterades på storbildsskärmen. Först då berättade ekonomichefen hur det gått under kvartalet.

Slutligen avslöjade hon vilka nyckeltal hon pratade om.

Ventla väckte deltagarnas förståelse, nyfikenhet och tävlingslust. Allt som krävdes var en enkel fråga i konferensappen.

 

Hälsosam lek gjorde konferensen minnesvärd

Ett hälsoföretag höll en paneldiskussion på en läkarkonferens. En moderator delade upp panelen med ansedda läkare i två lag.

Sedan ställdes frågan "vad gör du när denna komplikation uppstår under en operation?"

Lagen tilldelades en komplikation och fick fem minuter att hitta en lösning.

Samtidigt bjöds publiken till att diskutera med varandra och hitta egna lösningar.

Svaren samlades i Ventla där publiken röstade på sina favoriter.

Sedan korades vinnaren.

Hälsosam lek och tävling peppade deltagarna att lyssna och delta aktivt ⁠— och resultatet blev en mer minnesvärd konferens. 

 

Hur man informerar tusentals deltagare i realtid

En kund höll sin årliga konferens som denna gång hade över tusen deltagare. Det höga antalet närvarande gav en stor utmaning.

Hur håller de tusentals deltagare uppdaterade i realtid?

Med Ventla, såklart.

Inför konferensen fick alla deltagare ladda ner eventappen. Utöver personliga profiler och bokningsinformation för varje person fick arrangörerna en viktig möjlighet:

Pushnotiser.

Redan innan start skickade peppande videosnuttar, bilder, instruktioner och information så alla kom väl förberedda.

Och under konferensen fylldes deltagarnas mobiler med härliga uppmaningar till nätverkande och lek.

Samtidigt fick de all viktig information presenterad direkt.

Sista-minuten-ändringar, platsinformation och workshopuppgifter delades till alla tusen deltagare med ett knapptryck.

Läs hur Telias digitala konferens räddades av att skicka ut påminnelser.

 

Sammanfattning

Nyckeln till en lyckad konferens stavas engagemang.

Med en bra app för konferens vågar alla vara med. Och med peppande funktioner som gamification och ordmoln kan engagemanget på din konferens nå nya höjder.

Det bästa med Ventla är att det blir naturligt.

Med specifika funktioner designade för innan, under och efter din konferens ser du till att aktivera och informera dina deltagare hela vägen.

Ventla gör konferensen till en succé.

Skrivet av
Marcus Falck
Ventla är den enda upplevelsehöjande plattformen. En komplett eventlösning speciellt utformad för att hjälpa dig att föra människor närmare och skapa inkluderande, genuina interaktioner med inbyggda funktioner för engagemang, interaktivitet och registrering. Och livestreaming. Professionella tjänster också.