Välkommen till första delen i min serie om hur du fixar interaktivitet på dina möten. I det här inlägget diskuterar jag olika tekniker och verktyg som du kan använda under dina presentationer för att skapa roligare, mer engagerande och minnesvärda upplevelser för dina mötesdeltagare.
Ofta förekommer det föreläsningar och presentationer på möten och konferenser. Tyvärr minns de flesta deltagare extremt lite av vad som sagts om de inte fått möjlighet att reflektera över och smälta informationen. Som vi tidigare har tipsat om här på bloggen kan du använda olika tekniker för att förstärka dina huvudbudskap både innan, under och efter presentationen, för att på så sätt bygga förförståelse, engagera deltagarna och maxa chanserna för dem att minnas så mycket som möjligt av din presentation.
Det en enklaste av det enkla – låt mötet handla om det som är relevant för deltagarna.
En av mina kunder hade för en tid sedan ett avdelningsmöte för ca 100 personer. Det hade nyligen genomförts ett chefsbyte och det fanns därför en hel del tankar och synpunkter hos medarbetarna.
En utmaning var att mötestiden var begränsad till 60 minuter. Lösningen i det här fallet blev mycket enkel.
Före mötet uppmanades alla deltagare att ladda ner en mötesapp och gå in och svara på en enda fråga. Den löd: ”Vad tycker du är särskilt viktigt att vi tar upp på avdelningsmötet?”
Givetvis fick deltagarna skicka in dessa anonymt. Efter några dagar började tankarna strömma in och vi hade gott om frågor och ämnen för ledningen att prata om. Under mötets första 30 minuter svarade de två cheferna på frågor och reflekterade över tankarna som kommit in.
När 30 minuter gått så publicerades en ny fråga i appen. Den löd: ”Vilka tankar och reflektioner gör du just nu?” Direkt fylldes flödet med nya tankar, frågor och reflektioner som de två cheferna svarade på.
En del frågor hann de inte svara på och andra kunde de inte besvara på plats men de lovade svara på dessa i appen inom 10 dagar. Under mötet visades inte en enda ppt-bild. Cheferna behövde inte förbereda någon presentation och mötet kom att handla enbart om det som medarbetarna upplevde som relevant.
En annan kund skulle som en del i en medarbetardag presentera företagets ekonomi. Den här ekonomichefen var smart. Istället för att ägna 30 minuter åt att presentera siffror så delade hon upp sitt pass i två delar.
Hon inledde under 30 sekunder med att säga att det var två av företagets nyckeltal som såg extra bra ut under sista kvartalet.
Sedan bad hon deltagarna att prata med varandra om vilka nyckeltal de trodde att detta var och sedan skicka in dessa via det digitala verktyget.
Direkt så spred det sig en liten oro i rummet: ”Vilka nyckeltal är det vi har nu igen?” Men straxt började deltagarna prata med varandra om vilka nyckeltalen var, vad de stod för och vilka faktorer som påverkade dem.
De pratade med varandra om hur det gått under året och de skickade in sina förslag. Först när ekonomichefen bröt övningen efter ca 10 minuter visade vi upp deltagarnas förslag på storbildsskärmen och utifrån denna enda bild så berättade ekonomichefen hur det gått under året.
Sist avslöjade hon vilka nyckeltal hon syftat på. Självklart tog dessa medarbetare med sig mycket mer än de allra flesta gör av en traditionell ekonomidragning.
Här fick de öka sina ekonomikunskaper och övningen väckte deras förförståelse, nyfikenhet och tävlingslust.
Den här typen av övning ger ofta extremt goda resultat men det krävs lite mod och vi måste göra upp med föreställningen att den som står på scen är den som måste prata mest.
I fallet med ekonomichefen så användes halva programtiden för samtal mellan deltagarna.
Tävla i bästa lösningen
Ibland behöver vi göra pedagogiska utmaningar roligare. Ett sätt att göra detta är att genomföra en tävling på scenen. Tänk er följande scenario. På scenen finns två lag och en tävlingsledare. Lagen består av kompetenta profiler i er organisation eller bransch. Tävlingsledaren presenterar ett dilemma som båda lagen ska lösa på till exempel fem minuter.
Dilemmat kan presenteras muntligen men en filmpresentation blir ofta ännu bättre. Samtidigt som tävlingsledaren ger uppgiften till lagen så ombeds övriga mötesdeltagare i rummet att prata med varandra för att diskutera hur de själva skulle ha hanterat dilemmat.
Efter fem minuter bryter tävlingsledare och en representant från varje lag får på ett säljande sätt i en sorts ”beauty contest” presentera hur de skulle ha löst dilemmat. När båda lagen presenterat sin lösning, är det upp till deltagarna att via verktyget rösta på vilket lag som presterat den bästa lösningen.
Därefter fortsätter man med ett nytt dilemma. Det här är ett bra sätt att dels stimulera deltagare att fundera på hur de skulle lösa olika dilemman, dels får de höra hur två olika expertgrupper skulle ha löst samma dilemman. Kul och effektivt. En lämplig totaltid för en sådan här övning är ca 45 minuter och under den tiden bör man hinna med tre till fem dilemman beroende på omfattning.
Jag hoppas att mina tips och exempel kring hur du kan använda Retorisk interaktivitet på dina möten och presentationer kommer till nytta. I nästa inlägg i den här serien kommer jag att berätta mer om Idégenererande interaktivitet, vad det är och hur du kan använda dig av det för att ge dina deltagare de bästa förutsättningarna att vilja och kunna dela med sig av sina tankar och idéer under era möten och workshops.